Pengertian Arsip dan Kearsipan

Posted on

Pengertian Arsip dan Kearsipan : Secara Umum, Menurut Para Ahli, Fungsi, Macam, Perbedaan, Prosedur, Tujuan, Tata Cara, Peralatan, Syarat : 

Pengertian Arsip dan Kearsipan


Daftar Lengkap Isi Artikel

Pengertian Arsip

Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huruf, angka, atau gambaran yang mempunyai arti atau tujuan serta sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kertas (kartu, formulir, surat-surat), kertas film, media komputer (disket, harddisk, piringan). Dalam kegiatan praktis pengertian arsip dapat dirumuskan sebagai berikut :


  1. Naskah yang dibuat oleh lembaga dan badan pemerintah dalam bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
  2. Naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.

Arsip dalam istilah Bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai warkat, dan ada juga istilah lain yang menyebutnya sebagai record atau file seperti diutarakan oleh Atmosudirjo, sebagai berikut :

  1. File berarti wadah, tempat, almari kabinet atau kumpulan tertatur (systematic). Bahan-bahan arsip dan file juga berarti setiap pengaturan, penyortiran, penerbitan yang sistematis dan berurutan atas barang-barang, orang-orang, personal, kertas-kertas tertulis, dokumen, dan sebagainya.
  2. Record berarti setiap catatan yang dicatat untuk disimpan dan setiap bahan yang tertulis dapat dipergunakan sebagai bukti atas suatu peristiwa atau kejadian. Tidak hanya itu, plat atau piringan hitam, pita rekaman, suatu berita acara serta laporan resmi termasuk kepada pengertian record.

Pengertian Kearsipan Secara Umum

Pengertian kearsipan secara umum adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan atau warkat secara sistematis , sehingga bahan-bahan tersebut dapat dicari dengan cepat atau diketahui tempatnya setiap diperlukan.


Definisi kearsipan lainnya adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan.


Pengertian Kearsipan Menurut Para Ahli

Pengertian kearsipan dirumuskan dengan berbagai cara sebagai bahan pengetahuan dan perbandingan, adapun pengertian kearsipan menurut para ahli adalah sebagai berikut :


  1. Menurut Soebroto (1973:3) :

Terdapat 2 (dua) perumusan tentang pengertian kearsipan, yaitu sebagai berikut :

  1. “Yang dimaksud kearsipan adalah penyelenggaraan administrasi atau pelaksanaan kearsipan yang memperlancar lalu lintas surat masuk dan surat keluar.”
  2. “Kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip baik arsip dinamis maupun arsip statis.”

  1. Menurut Dekdikbud (1980:52) :

Kearsipan diberikan batasan sebagai berikut : kearsipan dapat diartikan sebagai suatu proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan warkat secara sistematis, sehingga bahan-bahan warkat tersebut dengan cepat dapat dicari atau diketahui tempatnya setiap kali diperlukan.


  1. Menurut Ig.Wursanto (1989:15) :

Yang dimaksud dengan filling atau penyimpanan warkat adalah kegiatan menambah warkat dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem susunan dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.


  1. Menurut The Liang Gie :

“Arsip adalah kumpulan warkat-warkat yang disimpan secara sistematis, sehingga setiap saat dibutuhkan dapat dengan cepat ditemukan.”


Jadi, kearsipan adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip dalam pelaksanaan administrasi yang disimpan secara sistematis dan teratur dengan menggunakan sistem tertentu, sehingga arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan. Sedangkan yang dimaksud dengan proses adalah tahap-tahap atau langkah-langkah yang harus dilalui dalam usaha mencari suatu arsip. Tahap-tahap atau langkah-langkah itu satu dengan yang lain saling berkaitan, sehingga merupakan suatu rangkaian kegiatan dalam penyimpanan arsip dengan menggunakan sistem tertentu dan arsip dapat ditemukan kembali sewaktu-waktu diperlukan.


Fungsi Kearsipan

Arsip berfungsi sebagai penyelenggaraan kegiatan administrasi kantor dimana berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu:


  • Pertama Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua yaitu :


  1. Pertama Arsip dinamis Aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara terus menerus bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan dari suatu organisasi/kantor.
  2. Kedua Arsip dinamis In Aktif, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara terus menerus atau frekwensi penggunaannya adalah jarang, atau hanya digunakan referensi saja.

  • Arsip Statis

Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan kehidupan kebengsaan pada umumnya maupun untuk pelaksanaan sehari-hari administrasi negara. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintahan dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.


Menurut Drs. Anhar, fungsi arsip dari segi kegiatan yang dilakukan adalah:


  1. Sebagai alat penyimpanan warkat.
  2. Sebagai alat bantuan perpustakaan.
  3. Penyimpanan warkat-warkat keputusan yang telah diambil, kadang-kadang merupakan bantuan yang berguna bagi pejabat dalam menentukan kebijaksanaan perusahaan.
  4. Kearsipan berarti menhimpan secara teratur tetap warkat-warkat penting mengenai kemajuan perusahaa.

Menurut Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 Pasal 2, fungsi arsip dibedakan menjadi:


  1. Fungsi dinamis, yaitu arsip yang digunakan secara langsng dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelanggaraan keidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelanggaraan administrasi negara.
  2. Fungsi statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, majpun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

Baca juga: 

  1. Pengertian Edukasi
  2. Pengertian Penawaran

Macam Macam Kegiatan Kearsipan

  • Kegiatan Penciptaan

Merupakan suatu proses pembuatan dan penerimaan arsip yang terdiri dari pengurusan surat masuk maupun surat keluar(mail handling), baik mengggunakan sistem buku agenda maupun kartu kendali ( KK).

  • Kegiatan Penyimpanan (Filing) dan penemuan kembali ( Finding)

A. Kegiatan penyimpanan ( Filing )

Adalah kegiatan yang dimulai dari pengecekan tanda pelepas yang ditandai dengan tanda disposisi dep, pemberian kode-kode penyimpaiayan sampai pembuatan arsip tersebut disimpan kedalam folder dan dimasukan kedalam filing cabinet.


B. Kegiatan penemuan kembali ( Finding )

Baca Juga :   Pengertian Anemia

Adalah kegiatan yang dimulai dari permintaan arsip dari pihak lain mengidentifikasi masalah sesuai dengan kode penyimpanan terdapat pada daftar klasifikasi, hingga penemuan kembali arsip, ditempat penyimpanannya sesuai dengan kode penyimpanannya.


  • Kegiatan Penyelamatan

Yaitu kegiatan penyelamatan arsip agar tidak diketahui oleh yang tidak berhak, rusak atau hal-hal lain yang menyebabkan hilangnya nilai guna arsip kegiatan tersebut terdiri dari kegiatan:

  1. Pengamanan
  2. Pemeliharan
  3. Perawatan

  • Kegiatan Penyusutan

Adalah kegiatan mengurangi jumlah arsip yang disimpan, terutama arsip-arsip yang telah hilang nilai guna arsipnya, sehingga arsip yang tersimpan benar-benar arsip yang memiliki nilai guna tinggi.

  1. Penilaian/pemindahan
  2. Pemusnahan
  3. Penyerahan

Perbedaan Arsip dan Kearsipan

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk

yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.


Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.


Prosedur Kearsipan

Prosedur kearsipan adalah suatu langkah kegiatan yang harus dilakukan dengan baik. Penanganan arsip mulai dari awal sampai akhir secara berkesinambungan dilakukan dengan harapan untuk menjamin kecepatan dan ketepatan penyimpanan, sehingga akan memudahkan penemuan kembali.

Langkah-langkah kearsipan yang perlu diketahui adalah sebagai berikut:


  • Memeriksa Tanda Pelepas

Surat-surat yang akan disimpan pada map (file) harus menunjukkan adanya pelepas surat yang berupa disposisi.


  • Menetapkan Judul Surat

Dalam menetapkan judul surat yang akan disimpan baik itu surat masuk atau surat keluar perlu diberikan judul surat dengan menggunakan kata tangkap (caption)


  • Pemberian Kode

Pemberian kode pada surat yang akan disimpan memudahkan penyimpanan pada map atau laci arsip dan juga memudahkan pada saat penemuan kembali arsip.


  • Menyiapkan Kartu Tunjuk Silang

Biasanya ditemukan nama-nama orang yang sama atau judul surat lebih dari satu. Untuk memudahkan penyimpanan dan menghindari kesalahpahaman dalam penyimpanan arsip maka dibuatkan kartu tunjuk silang.


  • Menyiapkan Map Follow Up Ship

Apabila ada surat-surat penting yang memerlukan tindak lanjut penanganannya, maka perlu dipersiapkan tempat penyimpanan (map) yang diberi judul follow up ship (berkas peringatan) yang bisa juga disebut tikler file.


  • Menyiapkan Lembar Beredar (Outing Slip)

Lembar beredar dibuat apabila ada suatu surat yang harus diketahui dan diolah oleh beberapa unit kerja dalam satu instansi. Lembar beredar bentuknya menyerupai lembar disposisi surat atau menyerupai kartu kendali.


Baca juga:

  1. Pengertian Wudhu
  2. Pengertian Mind Mapping Menurut Para Ahli

Tujuan Penyimpanan Arsip dan Kearsipan

Tujuan Penyimpanan Arsip antara lain :

  1. Sebagai referensi bila diperlukan suatu keterangan tertentu.
  2. Memberikan data atau informasi kepada pimpinan atau manajer atau yang mempunyai kewenangan mengambil keputusan mengenai hasil-hasil atau kinerja dimasa yang lalu, selanjutnya dijadikan sebagai dasar mengambil keputusan untuk masa yang akan datang.
  3. Memberi keterangan-keterangan vital, misalnya sebagai bukti sesuai dengan ketentuan hukum.

Tujuan Kearsipan adalah menyediakan informasi yang tepat, informasi yang lengkap, akurat, relevan dan tepat waktu secara efisien.


Tata Cara Penyimpanan Arsip


  1. Horizontal Filing (Flat Filing)

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam stofmap atau snelhechter kemudian ditumpuk ke atas dalam alamari arsip (disusun secara mendatar/ horizontal dari bawah ke atas).


  1. Vertikal Filing

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam folder/ map arsip kemudian diletakkan berdiri/ tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder/ map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang.


  1. Lateral Filling

Penyimpanan arsip dengan cara arsip dimasukkan dalam snelhechter atau brief ordner kemudian diletakkan berdiri dengan punggung di depan.


Prosedur Penyimpanan Arsip


  1. Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan ( meneliti tanda pelepas surat/ release mark ).

Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.


  1. Mengindeks atau memberi kode surat tersebut.

Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.


  1. Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat.Kegiatan menyortir/ memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.

  1. Menyimpan surat ke dalam map (folder).

Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.


  1. Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.

Penyimpanan arsip dapat menggunakan sistem penyimpanan arsip sebagai berikut :

  1. Pertama Sistem Abjad (Alphabetic Filing System)
  2. Kedua Sistem Tanggal (Chronological Filing System)
  3. Ketiga Sistem Nomor (Numeric Filing System)
  4. Keempat Sistem Wilayah (Geographic Filing System )
  5. Kelima Sistem Subyek/ Pokok Masalah (Subject Filing System)

Baca juga:

  1. Pengertian Profitabilitas Menurut Para Ahli
  2. Pengertian Kapitalisme Menurut Para Ahli

Tujuan Penataan Arsip

Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip-Arsip yang baik dapat dilihat dari berbagai aspek salah diantaranya adalah kemudahan dan kecepatan dalam mengakses informasi yang terdapat didalam arsip dan juga aspek keamanan arsip yang terlindungi dari manipulasi dan penggunaan informasi yang tidak semestinya.


Adapun Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip antara lain sebagai berikut :

  1. Agar proses pencarian arsip yang mengandung informasi terkait lebih mudah ditemukan

Pada dasarnya setiap arsip yang disimpan dalam suatu system mempunyai informasi yang penting didalamnya, oleh karena penggunaan arsip ini terkait dengan informasi yang ada pada saat masa lalau masa kini dan masa mendatang.


Sudah barang tentu banyaknya dokumen / arsip yang tersimpan menjadi acuan dalam proses pencarian arsip tersebut, oleh karena adanya manajemen penyimpanan dokumen yang tertata dengan baik mampu menjadi solusi dalam proses pencarian informasi dalam suatu arsip. Jika penyimpanan arsip sudah tertata dan terstruktur dengan baik maka proses pencarian suatu dokumen akan menjadi lebih mudah dan cepat.


Begitu juga sebaliknya jika proses penyimpanan dokumen tidak tertatadan terstruktur dengan baik maka hal tersebut akan menghambat proses pencarian dokumen terkait karena tidak adanya struktur yang baik dalam proses pencarian dokumen yang sangat banyak.


  1. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan effektif dan effisien

Proses penyimpanan arsip yang effisien dan effektif dapat pula menjadikan penyusutan data yang tersimpan baik dalam bentuk hardcopy maupun softcopy. Tanpa mengurangi informasi yang terdapat didalamnya Penataan Sistem Penyimpanan Arsip berfungsi pula sebagai alternative lain dari penghematan space dan kertas pada ruang penyimpanan.


Sebagai contoh dapat kita asumsikan penyimpanan arsip dalam bentuk softcopy dapat membantu effisiensi pada ruang penyimpanan real, seperti menyimpan arsip dan data retensi dalam bentuk softcopy dan kita bisa memusnahkan dokumen fisik yang sudah terlalu lama disimpan dengan terlebih dahulu menyimpqan dokumen retensi tersebut kedalam bentuk softcopy dan menyimpannya didalam sebuah system manajemen dokumen.

Baca Juga :   Tender Adalah

Sehingga apabila data tersebut dibutuhkan kembali suatu saat, kita dapat mengambil data yang tersimpan dari file softycopy tersebut.


  1. Menjaga agar data dan informasi didalam arsip tersebut dapat ditempatkan di tempat tertentu, baik dalam kelompok, subjek, divisi maupun jenis kesamaan informasi.

Dengan adanya pengelompokan data yang tersimpan maka beberapa proses penggunaan kembali informasi dalam suatu arsip dapat dengan mudah ditelusuri, dan dengan pengelompokan data ini dapat membuat suatu hierarki pengelompokan data menurut informasi yang tersimpan dan hanya bisa diakses oleh bagian yang terkait.


  1. Menjaga dari kehilangan informasi yang terdapat didalam arsip

Salah satu Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip yaitu bagaimana menghindari hilangnya informasi yang terdapat didalam arsip itu sendiri, dapat dibayangkan apabila peneglolaan arsip yang tidak tersimpan dengan baik maka beberapa resiko yang terjadi  salah satunya adalah hilangnya fisik arsip tanpa disengaja.


Tujuan Penataan Sistem Penyimpanan ArsipArsip yang tidak tersimpan dengan baik dan lokasi penyimpanan yang tersebar membuat banyak kesulitan bagi user untuk mencari kembali informasi, selain waktu yang kurang effisien dalam mencari arsip tersebut maka resiko kehilangan arsip semakin besar dikarenakan banyaknya dokumen arsip yang tidak memiliki informasi lokasi dimana terdapatnya arsip yang diinginkan.


Dari beberapa informasi diatas dapat di gamabrkan bahwa sesungguhnya Penataan Sistem Penyimpanan Arsip merupakan hal yang sangat penting bagi kelangsungan berjalannya suatu organisasi ataupun individu, dengan Penataan Sistem Penyimpanan Arsip yang baik maka proses pencarian informasi dan data yang ada akan semakin lebih effisien. dan meningkatkan tingkat effektifitas dalam suatu proses kerja.


Baca juga:

  1. Pengertian Gen Menurut Para Ahli
  2. Pengertian Hukum Tata Negara Menurut Para Ahli

Jenis-Jenis Peralatan Kearsipan

  • Filling cabinet

Filling Cabinet ialah sebuah lemari eksklusif yang tercipta dari bahan logam dan berukuran tegak laksana lemari. Fungsi filling cabinet ini ialah untuk menyimpan arsip-arsip urgen perusahaan. Filling Cabinet tercipta dari besi dan pun menyerupai brankas yang panjang. Tetapi filling cabinet tidak setebal brankas.


Filling cabinet sering pun disebut dengan lemari arsip. Bentuk filling cabinet pun bermacam-macam, terdapat yang satu pintu, dua pintu dan bahkan terdapat yang tiga pintu.

Tinggal sesuaikan saja dengan budget kamu dan posisi peletakan filling cabinet yang cocok di kantor anda.Harga filling cabinet pun bervariasi tergantung ukurannya. Merk filling cabinet juga pelbagai di Indonesia ini. Ada merk Ichiban, Daichiban, Lion, Daiko dan lain-lain. Jika kamu ingin melakukan pembelian Filling cabinet bermukim search saja di google dengan keyword “jual filling cabinet”.Biaya ekspedisi filling cabinet cukup mahal, karena andai dikirim menggunakan pengiriman maka penghitungan ongkos pengiriman dengan volume barang bukan berat barang.

Tetapi tetap saja ditentukan menurut jarak dari lokasi penyalur filling cabinet ke tempat anda.

Sekarang ini nyaris semua kantor atau perusahaan memilih filling cabinet sebagai lokasi penyimpanan dokumentasi penting perusahaan.

Karena kualitas keawetan filling cabinet lebih lama daripada lemari kayu. Selain tersebut filling cabinet lebih enteng daripada lemari kayu sehingga gampang untuk dipindah-pindahkan posisinya.


  • Rotary Filling (alat penyimpanan berputar)

Rotary ialah semacam filing cabinet namun penyimpanan dokumentasi dilakukan secara berputar. Alat ini bisa digerakkan secara berputar, sampai-sampai dalam penempatan dan penemuan kembali dokumentasi tidak tidak sedikit memakan tenaga. Alat ini tercipta dari bahan yang kuat laksana logam atau besi. Arsip ditabung pada perangkat ini secara lateral


  • Lemari arsip

Lemari arsip ialah peralatan kantor yang mempunyai format empat persegi panjang di taruh secara vertical dan bermanfaat untuk menyimpan arsip. Ada 2 jenis lemari arsip, yakni jenis lateral dan drawer. Lateral lemari arsip ialah lemari dokumentasi yang berpintu dan memiliki pagan atas guna menyimpan arsip.

Sedangkan type lemari dokumentasi drawer ialah lemari dokumentasi yang berbentuk laci dan dapat dicabut masuk. Filling cabinet tercipta dari bahan metal yang kuat, dan duratif serta tidak lembab.

Lemari dokumentasi awal dipakai sekitar tahun 1800 –an hingga sekarang, dan dokumentasi atau dokumen ditabung dengan posisi mendatar, andai dokumen dokumentasi semakin bertambah, maka posisi dokumentasi disusun berdiri menurut huruf.

Kian hari makin bertambah, maka semakin meningkat pula laci-laci yang dibutuhkan untuk penyimpanan, sampai-sampai akan memunculkan kesulitan untuk pengelolanya guna mencari dokumentasi yang dibutuhkan. Demi kelancaran dalam penelusuran dokumen, maka posisi dokumen dibentuk berdiri berjajar. Bagi kelancaran dalam pencarian dokumentasi atau dokumen semua pemakai, maka lemari dokumentasi penjajaran berdiri dua laci sering dipakai menyamping meja,dengan demikian semua pemakai bisa duduk/berdiri ketika hendak menyimpan atau menggali dokumen tersebut.

Lemari dokumentasi besi yang memiliki kapasitas 3 laci seringkali dipakai sebagai counter pada dibeberapa unit unsur yang terdapat hubungannya dengan semua pemakai, sementara lemari dokumentasi besi 4 laci ialah lemari dokumentasi berdiri yang dikenal pada ketika ini. Bagi lemari dokumentasi besi 5 laci juga tidak sedikit digunakan orang, disebabkan lemari tersebut dapat menampung nyaris 25% dokumentasi lebih dari kapasitas lantai yang sama. Lemari dokumentasi besi ini sesuai dipakai guna seorang karyawan yang memiliki tempat kerja relatif sempit.


  • Rak Arsip

Rak arsip ialah lemari tanpa pintu lokasi menyimpan dokumentasi yang dibentuk secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan ditabung di rak terlebih dahulu dimasukkan ke dalam ordner atau kotak arsip. Ordner atau kotak dokumentasi ditempatkan di rak dokumentasi sehingga terlihat punggung dari ordner atau kotak arsip, yang bermanfaat untuk menepatkan label atau judul dari dokumentasi yang terdapat di dalamnya. Rak dokumentasi dapat diciptakan dari kayu atau besi.


  • Map arsip

Map arsip ialah lipatan yang tercipta dari karton/kertas tebal atau plastik yang dipakai untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang ditabung tidak terlampau banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya dokumentasi jangan sampai ditabung terlalu tidak sedikit sehingga map susah ditutup

Berikut ini ada beberapa macam-macam jenis map :

Stopmap folio

yaitu map yang terdapat daun penutup pada setiap sisinya.  Daun penutup ini berfungsi untuk menopang surat yang ada didalam agar tidak jatuh.


Map Snelhecter,

yaitu map yang mempunyai penjepit ditengah map. Map ini tidak mempunyai daun penutup. Untuk menopang surat yang ada dilama digunakan penjepit. Arsip yang disimpan pada umunnya yang bersifat inaktif tetapi juga bisa menyimpan arsip aktif. Arsip yang dtemptkan didalamnya terlebih dahulu harus dilubangi dengan menggunakan perforator.


Folder,

yaitu map tanpa dilengkapi dengan daun penutup. Map ini berupa liapatan kertas tebal/plastik saja. Karena tidak ada daun penutupnya, maka map ini fungsinya untuk menyimpan arsip yang selanjutnya akan dimasukan kedalam kotak secara vertikal

Map ini mempunyai tab (bagian yang menonjol pada posisi atas) untuk menuliskan judul/label tentang arsip yang ada didalam folder tersebut.


Hanging folder,

yaitu folder yang mempunyai besi penggantung. Besi penggantung ini dipasang pada gawang yang ada di filling cabinet. hanging folder juga mempunyai tab untuk menuliskan kode atau indeks arsip yang ada didalamnya.

Baca Juga :   Tender Adalah

  • Ordner

Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit. Arsip akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi dengan menggunakan perforator.Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga cukup kuat jika diletakan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

Fungsi ordner yakni sebagai lokasi penyimpanan dokumen penting. Dokumen itu dimasukkan ke dalam map dengan menyesuaikan jenisnya kemudian diapit rapi.

Tuliskan tanggal serta nomor dokumen pada belakang map supaya saat menggali dokumen tersebut kamu tidak terlampau sudah. Dokumen bukan lagi berada di meja yang berantakan dan telah tertata apik pada ordner.

Saat memasukkan dokumen ke dalam map pastikan kamu untuk membuka penjepit besinya terlebih dahulu. Lalu masukkan dokumen satu persatu dengan pasti. Jangan memasukkan dokumen secara tergesa-gesa sebab menyebabkan letak dokumen tidak rapi. Pastikan kamu menata dokumen dengan urut dan rapi. Lalu tutup pulang penjepitnya dan pulang letakkan ordner pada lemari.


Baca juga:

  1. Pengertian Kolesterol
  2. Pengertian Revolusi Menurut Para Ahli

  • Guide

yaitu lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/ pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri dari 2 bagian , yaitu sbb:

  1. Tab guide, yaitu bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-tanda atau indeks (pengelompokan) arsip.
  2. Badan guide, fungsinya untuk menopang arsip yang ada dibelakangnya

Guide diletakan didepan folder jika penympanannya menggunakan filling cabinet, atau dapat juga didepan arsip jika penyimanan menggunakan odner atau map snelhecter.Guide dapat dibuat dengan berbagai ukuran disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat dengan menggunakan kertas ukurna folio atau A4, maka badan guide akan dibuat sesuai dengan arsip yang disimpan, tetapi jika ukuran arsip kecil maka ukuran guide juga kecil.

Posisi guide dapat diatur penempatannya, yaitu sbb :

  1. Pertama Guide
  2. Kedua Guide
  3. Ketiga Guide

  • Stapler

Merupakan sebuah alat yang dipakai untuk membulatkan sejumlah kertas. Alat ini digerakkan dengan memakai tenaga menusia. Cara kerja dan komponennya mekanik, serta baru befungsi bilamana diisi dengan staples. Stapler dan staples tercipta dari bahan logam sehingga lumayan kuat.

Sedangkan alat guna melepas staples disebut staples remover.Jangan memasukkan isi staples melebihi kemampuannya, agar daya elastis per tetap kuat. Jika terjadi kemacetann di unsur mulut, usahakan tidak memukul-mukul stapler.

Stapler paling populer sampai-sampai memiliki tidak sedikit nama tidak sah yang berasl dari suara yang dikeluarkan ketika ini, laksana jekreken, jepretan, dan cekrekan.

Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan menjadi:

  1. Pertama Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu membandel max 10 lembar kertas.
  2. Kedua Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu mebandeln10-20 lembar kertas
  3. Ketiga Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu membandel lebih dari 20 lembar kertas.

  • Perforator

Adalah sebuah alat guna melubangi kertas/kartu. Perforator dipisahkan antara beda sebagai berikut.

  1. Pertama Perforator dengan satu pelubang, dipakai untuk melubangi kartu perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain-lain.
  2. Kedua Perforator dengan dua pelubang, dipakai untuk melubangi ketas yang akan ditabung dalam map snelhecter atau ordner.
  3. Ketiga Perforator dengan lima pelubang, dipakai untuk melubangi kertas yang bakal dimasukkan ke dalam ordner.

Perforator digerakkan dengan tenaga manusia. Car kerja dan komponennya mekanis. Perforator menciptakan lubang dengan diameter 5 mm. Perforator tercipta dari logam.

Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut :

  1. Siapkan kertas yang akan diberi lubang, maksimun 10 lembar. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk menentukan titik tengah, lalu tepi kertas diratakan.
  2. Kertas diletakan di papan kertas pada posisi tengah samapi tepi kertas menyentuh batas tepi perorator.
  3. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas berlubang.

  • Numerator

Numerator adalah alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen. Menurut bentuk dan ukurannya,

numerator dibedakan sebagai berikut:

  1. Pertama Numerator kecil, yaitu numerator yang ukurannya angkanya kecil terdiri dari 4-6 digit.
  2. Kedua Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan terdiri lebih dari 6 digit.
  3. Ketiga Numerator digerakkan dengan tangan. Cara kerja dan komponen mekanis.

Terdapat pengatur angka rangkap, dan membuat angka secara otomatis dengan cara menekannya. Jika tidak digunakan, numertor harus disimpan ditemoat tertutup dan kering.

Adapun cara kerja numerator adalah sbb:

  1. Beri tinta pada bantalan huruf numerator
  2. Atur nomor awal
  3. Cetak nomor dengan cara menekan tangkai numerator.

  • Kotak/box

Kotak/box adalah kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif. Biasanya tebuat dari karton tebal. Arsip yang disimpan di dalam kotak terlebih dahulu disimpan kedalam folder. Selanjutnya kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip (lateral berderet kesamping).


  • Alat sortir

Ialah alat yang dipakai memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses diantarkan dan ditabung kedalam folder masing-masing. Alat sortir memiliki bergam format dan bahan. Ada yang berbentuk rak, kotak bertingkat dan sebagainya.


  • Label

Ialah alat yang dipakai untuk memberi judul pada map/ folder yang biasa di taruh pada unsur tab dari suatu folder/guide. Label tercipta dari kertas dengan sekian banyak ukuran dan memiliki perekat pada unsur belakang, sehingg tidak butuh diberi lem lagi ketika hendak menempelkan label pada lokasi yang diinginkan.


  • Tickler file

Tickler file ialah alat semacam kotak yang tercipta dari kayu atau besi baja guna menyimpan dokumentasi berbetuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti eksemplar pinjam arsip, atau kartu-kartu beda yang mempunyai jatuh tempo.namun demikian, tickle file dapat saja dipakai untuk menyimpan kartu nama atau kartu kepustakaan. Dibagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau pembatas. Tickler file bermanfaat sebagai perangkat pengingat untuk petugas arsip.


  • Cardex

Cardex (card indeks) cabinet ialah alat yang dipakai untuk menyimpan kartu indeks dengan memakai laci-laci yang dapat dicabut memanjang.alat ini tercipta dari bahan besi baja dan kayu.


  • Rak/ laci kartu

Rak/ laci kartu ialah laci-laci yang dibentuk secara tertata dalam rak, guna menyimpan kartu-kartu ukuran kecil yang dibentuk secara vertikal. Alat ini tercipta dari kayu dan banyaknya laci bisa disesuaikan dengan kebutuhan.


  • Alat penyimpanan khusus

Ialah alat yang dipakai untuk menyimpan dokumentasi dalam bentuk-bentuk yang khusus laksana flash disk, compact disk (CD), kaset dan sebagainya. Alat ini memiliki beragam format desain, sebab sangat tergantung denga perkembangan peradaban tekhnologi. Sebelum terdapat flashdisk, guna menyimpan data elektronik dipakai disket. Alat ini dapat tercipta dari logam dan plastik.

Alat-alat itu dangat memunkinkan guna mnegalami perkembangan, baik dari sisi bahan pembuatannya, desain maupun jenisnya, sebab mengikuti pertumbuhan teknologi yang pun semakin berkembang.


Syarat Syarat Arsip

  1. Merupakan kumpulan warkat
  2. Disimpan menurut sistem tertentu
  3. Mempunyai nilai kegunaan
  4. Saat diperlukan cepat dan tepat ditemukan

Akhir Kata

Demikianlah ulasan dari pengartian.co.id megenai Pengertian Arsip dan Kearsipan : Secara Umum, Menurut Para Ahli, Fungsi, Macam, Perbedaan, Prosedur, Tujuan, Tata Cara, Peralatan, Syarat, Semoga bisa bermanfaat untuk anda.